Van handmatig werk naar slimme processen.
We maken één terugkerend proces in je bedrijf aantoonbaar eenvoudiger. Van analyse tot werkende automatisering, met vooraf duidelijk wat het oplevert en wat het kost.
Voor MKB-bedrijven met 10 tot 50 medewerkers in
- Technische handel en groothandel
- Installatie en technische dienstverlening
- Lichte productie
Drie processen waar het handwerk zit.
We werken met de systemen die je al gebruikt: je mailbox, CRM, ERP of boekhoudpakket. AI zetten we alleen in waar het iets toevoegt, zoals tekst begrijpen of gegevens uit documenten halen. Voor vaste regels is een gewone workflow betrouwbaarder.
-
Aanvragen en offertes
Nieuwe aanvragen uit je mailbox of webformulier komen gestructureerd in je CRM, met een conceptofferte of taak klaar voor een medewerker. Afwijkende aanvragen gaan naar een collega. De definitieve offerte blijft altijd onder menselijke controle.
-
E-mail en CRM
Inkomende mail wordt herkend, gelabeld en gekoppeld aan de juiste klant of lead. Opvolging wordt een taak in je CRM, in plaats van iets wat iemand moet onthouden.
-
Documenten en administratie
Facturen, orderbevestigingen en andere documenten worden uitgelezen en klaargezet in je ERP of boekhouding. Bijvoorbeeld ordermails die als conceptorder klaarstaan, met een controlestap waar dat nodig is.
Eén duidelijk vraagstuk. Eén werkende oplossing.
We kiezen één concreet proces, toetsen wat technisch haalbaar is en maken vooraf duidelijk wat het oplevert, wat het kost en wanneer het werkt.
Van eerste gesprek tot werkende oplossing.
-
Discovery
In een vrijblijvend gesprek van ongeveer 30 minuten brengen we je huidige proces in kaart: volume, knelpunten, systemen en wie erbij betrokken is. Uiterlijk de volgende werkdag krijg je een samenvatting met een voorgestelde vervolgstap.
-
Scope en voorstel
We toetsen eerst wat technisch haalbaar is. Daarna krijg je een compact voorstel met het resultaat, de afbakening, planning, investering en de criteria waarop we samen opleveren.
-
Bouwen en opleveren
We bouwen binnen de afgesproken scope en sturen elke week een korte update. We testen samen met echte voorbeelden en leveren op met een demonstratie en werkinstructie.
-
Nazorg
Na ongeveer 14 en 30 dagen nemen we contact op. Wordt de oplossing goed gebruikt en is het doel gehaald? Daarna kunnen we beheer en verbeteringen maandelijks verzorgen.
Wat je van ons mag verwachten.
Eerst valideren, daarna offreren
Data, toegang en procesregels bepalen wat haalbaar is. Pas na die check krijg je een concrete scope en prijs.
Jij houdt de controle
Waar een fout gevolgen heeft, keurt een medewerker goed voordat er iets gebeurt. We leggen vooraf vast wanneer dat zo is.
Je weet altijd waar het project staat
Eén vast aanspreekpunt, een projectpagina met planning en openstaande acties, en elke week een update. Je hoeft nooit zelf te vragen wat er nu gebeurt.
Het resultaat is meetbaar
We spreken vooraf af hoe een goed resultaat eruitziet, en toetsen dat bij de oplevering en in de nazorg.
Wat kost het handwerk nu?
Een eerste indicatie in drie getallen. Kies een proces dat vaak terugkomt, bijvoorbeeld het verwerken van een offerteaanvraag. In de discovery rekenen we het samen na met echte cijfers.
Aantal per maand × minuten per keer × 12 ÷ 60 × uurkosten
Dit is wat het proces nu aan tijd kost, geen gegarandeerde besparing. Hoeveel daarvan te automatiseren is, bepalen we in de discovery.
Veelgestelde vragen.
Moeten we nieuwe software aanschaffen?
Meestal niet. We bouwen op de systemen die je al gebruikt. Is er toch een extra tool nodig, dan zie je dat vooraf in het voorstel, inclusief de kosten.
Wat als de automatisering een fout maakt?
We testen vooraf met echte voorbeelden uit jouw proces. Waar een fout gevolgen heeft, bouwen we een controlestap in, zodat een medewerker eerst goedkeurt. We beloven geen foutloze AI, wel een proces dat je kunt controleren.
Hoe gaan jullie om met privacy?
We gebruiken alleen de gegevens en toegang die nodig zijn. Verwerken we persoonsgegevens namens jou, dan leggen we de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.
Van wie zijn de accounts en de data?
Van jou. We richten het waar mogelijk zo in dat accounts en data op naam van je bedrijf staan en wij beheerrechten krijgen.
Hoe snel staat er iets live?
Dat hangt af van je systemen en hoe snel we toegang krijgen. Voor een afgebakende eerste automatisering mikken we op twee tot vier weken. In het voorstel staat de planning concreet uitgewerkt.
Plan een kennismaking.
Kies zelf een moment voor een gesprek van 30 minuten via Google Meet. We kijken samen naar één proces dat je nu tijd kost, en of en hoe we het eenvoudiger kunnen maken.
Liever mailen?
hello@smartflowstudio.nl